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国汉院公务接待管理规定

为进一步加强学院公务接待管理,本着既满足合理需要又体现勤俭节约的原则,从严、从紧控制公务接待费用开支,树立廉洁办事的良好风尚,特制定本制度。

公务接待指因工作需要接待政府各部门、海内外社会各界重要人士和上级单位、兄弟院校等。赴外地协办会议、宴请、馈赠属于公务接待管理范围。

一、接待原则

1.因公接待原则。学院所有公务接待均因工作需要。非公务接待活动,包括出差期间的餐费及内部宴请、馈赠不属于公务接待范围。

2.规格恰当原则。根据来宾情况安排合适的接待规格。

3.对口接待原则。对因公来学院的来宾,实行分级负责,对口接待。

4.申报审批原则。公务接待一般由对口部门编制接待方案,先申报批准后安排执行。节、假日等特殊情况不能及时编制审批的,经办人经分管领导同意后按规定标准接待,随后及时补办。

二、接待分工

1.上级单位、兄弟院校领导和社会各界重要人士接待。

(1)由学院办公室负责,相关人员协助。

(2)学院办公室应及时掌握来宾有关情况,制定接待方案和费用预算,报院领导审批后实施。

(3)学院办公室负责通知相关部门做好接待准备工作和配合工作,并做好落实和检查。

(4)学院办公室负责安排来宾接送及现场参观的公务用车。

2.专业团组接待

(1)来学院检查和调研的专业团组,由业务对口部门负责资料准备和接待,学院办公室协助安排。

(2)事前由业务对口部门会同学院办公室共同制定出接待方案和费用预算,并按内控权限规定报院领导批准后执行。

(3)若有变更,有关部门应及时与学院办公室沟通,并报告审批领导同意再另行安排。

3.来学院参观、学习和交流的兄弟院校接待

(1)由学院办公室根据院领导指示,负责组织和安排,相关人员协助。

(2)学院办公室负责制定接待方案和预算,报院领导审批后组织实施。

(3)参加对口学习、交流的各有关人员应按照学院办公室的通知做好准备,按时参加活动。

4.会务接待

(1)学院召开的各种会议,由主办部门提出,院领导签字同意,并与学院办公室确定相关事宜后才能发放会议通知。

(2)会议接待由学院办公室主要负责,相关人员协助配合。

(3)规格较高、规模较大的会议,由学院办公室负责召集有关人员召开会前协调会,共同协商、组织、落实好各项会务工作。

5.课堂教学参观接待

重要客人到课堂参观,由学院办公室制定接待方案,报院领导审批后组织实施。

三、接待标准

1.用餐标准

(1)工作餐:15-20元/人,相关人员向学院办公室提出派餐申请,学院办公室签发就餐单,在学校红楼餐厅就餐,原则上不安排烟酒和饮料。

(2) 宴请标准:重要人士或团组来学院,经领导同意,学院办公室可根据来宾的重要性安排宴请。

(3)在指定饭店用餐,一般人员不超过70元/人·餐。

(4)各项标准均包括烟、酒、饮料等用餐时的一切费用。

(5)在指定饭店就餐,接待人员凭学院办公室开具的派餐单就餐,在饭店正式消费单据上签字确认作为支付凭证。

2.会务标准

(1)会议或检查由学院办公室根据分工,明确责任,通力合作,共同做好接待和会务工作。

(2)所有会务和活动安排均必须提前确定,接待期间不可随意更改。

3.住宿标准

(1)由学院承担住宿费用的来宾,原则上安排指定宾馆,科级及以下的来宾安排标准间;处级及以上领导安排单间或套间。住宿费自理的来宾,由其自行决定。

(2)来学院参观、学习、交流、开会的人员,住宿费原则上自理。

4.礼品标准

赠送礼品须从严控制。礼品应突出学院和学校形象宣传、突出纪念意义,同时要兼顾我国的传统文化和民族习惯,尽可能节省费用。礼品单价不超过200元,由相关人员根据《公务接待申请单》审批同意的品种和数量填写领料单,学院办公室审核发放。礼品原则上从学院已有的物品中选择。

5.外出参观标准

(1)外出参观统一由学院办公室负责安排。

(2)来学院检查、调研、学习交流的专业团组,由学院办公室安排,相关人员陪同随行。

(3)参观范围原则上不超出长沙区域,且一般只安排一个地方。

四、审批程序

所有的活动必须先做方案和预算,批准后严格按照方案和预算执行,超出审批范围的一律重新书面审批。

五、费用管理

1.学院办公室每年根据学院下达的招待费指标,分解下达年度控制指标。超出预算的费用一律由相关人员提出申请,院领导签署意见后报财务部门追加费用指标后方可安排。

2.招待费、会务费、差旅费按内控权限审批报支,其中招待费、会务费需由学院办公室审核备案,差旅费需由财务处审核备案。

3.公务招待费包括餐费、酒水、饮料、茶叶(含工作茶)、礼品、娱乐费用。

4.费用结算:在指定饭店发生的费用,由学院办公室凭派餐单和签字的消费单据统一结算;其余自行结账,凭派餐单按财务规定报销。

5.使用专项费用从事接待活动的,按本制度执行。

六、公务接待小结及其他

1.学院办公室收集每次接待活动情况,分析活动控制点,总结差误率,不断提高接待水平。

2.本规定自印发之日起试行。




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2012年3月20日


 公务接待方案审批表.docx


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